Giới thiệu chung
Hệ thống quản lý hồ sơ kế toán bằng RFID được triển khai nhằm giải quyết triệt để các thách thức trong việc quản lý và truy xuất tài liệu kế toán tại một kho lưu trữ rộng trên 100m² với hàng nghìn tài liệu được sắp xếp trên nhiều kệ chứa. Trước khi áp dụng giải pháp, các kế toán viên gặp rất nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm hồ sơ, mất nhiều thời gian và công sức để xác định vị trí tài liệu. Thêm vào đó, tình trạng hồ sơ bị lấy ra khỏi kho mà không được ghi nhận hoặc không hoàn trả thường xuyên xảy ra, gây khó khăn trong công tác quản lý và kiểm soát.
Dự án đã triển khai hệ thống RFID với thiết bị quét cầm tay cho phép nhân viên dễ dàng tìm kiếm hồ sơ một cách nhanh chóng và chính xác. Khi cần tìm một tài liệu, kế toán viên chỉ cần sử dụng thiết bị quét quanh kho, thiết bị sẽ phát tín hiệu âm thanh lớn hơn khi tiến gần vị trí tài liệu và nhỏ dần khi rời xa, giúp xác định chính xác vị trí hồ sơ trên kệ một cách thuận tiện. Bên cạnh đó, hệ thống được tích hợp đầu đọc RFID cố định tại cửa kho, kết hợp với ăng ten nhằm theo dõi luồng ra vào của nhân viên và tài liệu. Mỗi nhân viên được cấp một thẻ RFID cá nhân, khi vào/ra cùng với nhãn RFID trên hồ sơ, hệ thống sẽ tự động ghi lại thông tin thời gian và đối tượng lấy hồ sơ, hỗ trợ việc truy vết và kiểm tra lịch sử dễ dàng.
Với giải pháp này, khách hàng không chỉ rút ngắn đến 95% thời gian tìm kiếm hồ sơ, mà còn loại bỏ hoàn toàn tình trạng hồ sơ bị mất mát hay không kiểm soát được, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài liệu. Dự án đã mang lại hiệu quả vượt trội, nâng cao năng suất làm việc của đội ngũ kế toán viên và giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và quản lý hồ sơ một cách chuyên nghiệp và toàn diện.
Module chức năng chính:
- Quản lý user, phân quyền: Cung cấp chức năng tạo, chỉnh sửa, xóa tài khoản người dùng và phân quyền theo vai trò. Đảm bảo an toàn bảo mật và quản lý truy cập hệ thống chặt chẽ, phù hợp với từng nhóm nhân sự.
- Quản lý đầu đọc RFID di động, cố định: Quản lý cấu hình và trạng thái hoạt động của các đầu đọc RFID di động và cố định. Theo dõi vị trí lắp đặt và trạng thái để đảm bảo dữ liệu được thu thập liên tục và chính xác.
- Quản lý vòng đời hồ sơ: Theo dõi chi tiết vòng đời của từng hồ sơ từ lúc nhập kho, lưu trữ, truy xuất đến khi hồ sơ được lấy ra khỏi kho. Ghi nhận mọi thay đổi trạng thái và người chịu trách nhiệm để quản lý hồ sơ hiệu quả.
- Kiểm kê hồ sơ định kỳ: Hỗ trợ lập kế hoạch và thực hiện kiểm kê hồ sơ định kỳ hoặc đột xuất. So sánh kết quả kiểm kê với dữ liệu hiện tại trong hệ thống để đảm bảo độ chính xác và cập nhật thông tin kịp thời.
- Quản lý cảnh báo: Thiết lập các cảnh báo khi có hành vi bất thường như hồ sơ bị lấy ra không đúng quy trình hoặc ra vào ngoài giờ quy định. Hệ thống gửi thông báo tức thì giúp quản lý chủ động xử lý tình huống.
- Báo cáo: Cung cấp báo cáo tổng quan và chi tiết về tình trạng hồ sơ, lịch sử ra vào và kết quả kiểm kê. Hỗ trợ phân tích dữ liệu, giúp đưa ra các quyết định quản lý chiến lược nhanh chóng và hiệu quả.
